根据《衡阳师范学院基建档案管理办法》、《衡阳师范学院基本建设管理办法（试行）》中基建档案管理的相关规定，为了切实做好我处的基建档案管理工作，特制定本实施细则。

一、基建档案科（以下简称档案科）负责基建档案的收集、整理、归档、移交等工作。

二、其他业务科室负责配合档案科，做好本科室在工作中形成的基建档案资料的收集、整理工作并按要求及时移交给档案科。

三、基建档案原则上只包含资料的原件及审定稿、签字稿，对于复印件及各科室在工作过程中形成的过程材料由各科室作为工作资料予以保存。

四、为了保证档案资料的完整性，防止遗失和损毁，要求各科室在整理档案资料时对于能装订成册的材料应尽量装订成册。

五、为了方便管理，档案科对各科室移交的档案资料实行签名登记制，即对档案资料名称、类别、移交人等信息进行签名登记，并形成电子文档。

六、对于各业务科室移交的档案资料，档案科应按照项目名称，根据各业务环节发生的先后顺序，即按“立项申报”到“消防验收合格”的时间顺序进行档案资料的整理、归档。

七、档案科应在基建项目竣工验收完毕并办理好消防验收手续后，根据档案管理的要求，完成档案资料的整理、归档、编号、编目等工作，并移交给档案馆。

八、档案资料一经归档原则上不允许借出。各科室对于移交的档案资料如工作需要应在移交前自行复印存底。个人因工作需要借阅、借用原件或进行复印的，应报请主管领导批准同意后方可使用，并做到使用完毕后及时归还。档案科应做好档案材料的借用、借阅、复印登记台账。

九、凡属归档范围之内的文件资料，任保人不得据为己有。对于因人为原因造成档案资料遗失、损毁的，应予以追责。